Untuk mengetahui apa yang ada di gudang, anda harus membuat catatan persediaan yang akurat.
Untuk mengetahui jumlah masing-masing barang dalam persediaan, anda harus membuat catatan yang akurat.
Untuk mengetahui kapan suatu barang harus dipesan, anda harus membuat catatan yang akurat.
Adanya catatan menghemat waktu: Adanya catatan melindungi anda:
* Anda akan mengetahui apa yang ada di gudang.
* Anda akan mengetahui kapan anda menggunakan persediaan dan untuk apa persediaan digunakan.
* Anda akan mengetahui jumlah persediaan yang digunakan secara teratur.
* Anda akan mengetahui kapan memesan lagi.
Bila anda dituduh mencuri atau menyalahgunakan persediaan, anda dapat merujuk ke catatan. Pada catatan anda akan terdokumentasi pergerakan persediaan. Dari catatan terlihat bahwa anda tidak bertanggung jawab untuk masalah itu.
Ada banyak cara untuk membuat catatan. Prosedur yang dianjurkan adalah penggunaan kartu persediaan. Pembuatan kartu persediaan dapat disesuaikan dengan sistem pencatatan mana saja.
KARTU PERSEDIAAN OBAT
Harus ada kartu persediaan bagi setiap barang di gudang. Simpan kartu persediaan bersama dengan barang di atas rak. Gunakan kartu persediaan untuk mengikuti gerakan barang (yaitu, mencatat kapan dan bagaimana barang dipakai).
Lihat contoh kartu persediaan di bawah. Di atas kartu tertulis:
* NAMA barang/ obat, termasuk bentuk dan dosis
* NOMOR KODE yang mengidentifikasi barang
* SATUAN + UKURAN ( wadah barang + jumlah barang dalam wadah)
* HARGA satuan
* BATAS PEMESANAN ULANG (jumlah satuan untuk dipesan)
Mungkin ada barang di gudang yang terdiri dari berbagai bentuk (tablet, cairan, atau salep), dosis (amoksilin tablet 250 mg atau 500 mg) atau ukuran satuan (botol 1000 tablet atau botol 500 tablet). Bila ada, harus ada kartu persediaan yang terpisah untuk setiap bentuk, dosis dan ukuran satuan dari barang tersebut. Jangan gunakan kartu yang sama untuk bentuk, dosis atau ukuran satuan yang berbeda dari suatu barang.
Saat mencatat pada kartu persediaan, gunakan bolpen untuk mengisi Barang/Obat, Nomor kode, dan Satuan + ukuran. Informasi ini tidak berubah. Gunakan pensil untuk harga dan batas pemesanan ulang. Harga dan batas pemesanan ulang dari suatu barang dapat berubah. (Batas pemesanan ulang akan dipelajari di bab berikut, Bagaimana Memesan Persediaan.)
Kartu Persediaan juga mempunyai lajur untuk mencatat informasi tentang pergerakan barang:
* Tanggal penerimaan atau pengeluaran
* Diterima dari, nama pemasok obat yang mengirim barang ke gudang anda
* Jumlah yang diterima, jumlah satuan yang diterima gudang
* Diberikan ke, nama bagian fasilitas yang memberi obat ke pasien
* Jumlah yang diberikan, jumlah satuan yang dikeluarkan gudang
* Saldo persediaan, jumlah satuan yang tersisa di gudang
* Keterangan, informasi penting tentang pergerakan barang
* Tanda tangan dari orang yang mencatat pergerakan barang
Pada lajur KETERANGAN, catat sisa awal dari kartu sebelumnya, nomor permintaan pemesanan dan tanggal kadaluarsa barang yang diterima, perubahan harga, dan informasi tentang penyingkiran barang yang kadaluarsa, bermutu buruk atau berlebihan. Catat setiap informasi lain yang penting bagi pengelolaan obat dan persediaan di fasilitas anda.
Catat setiap kali anda menerima atau mengeluarkan suatu barang. Catat hanya satu pergerakan (yaitu, satu penerimaan atau satu pengeluaran) tiap baris. Catat pada saat terjadi pergerakan.
Bila fasilitas kesehatan yang melakukan pembayaran persediaan, anda harus tahu harga dari setiap barang dalam gudang. Bila anda mengetahui harga, anda dapat menghitung harga dari persediaan barang dalam gudang dan biaya dari persediaan yang akan dipesan. Anda akan mengetahui perkiraan perbedaan harga dari barang yang sama. Misalnya, tablet lebih murah dibanding bentuk cair dari obat yang sama.
Untuk menghitung nilai dari persediaan di gudang:
* Kalikan jumlah sisa barang dengan harga per satuan saat ini.
CONTOH
Sisa persediaan amoksisilin tablet 250 mg adalah 12 botol. Harga per botol saat
ini adalah $25.55. Nilai stok amoksisilin 250 mg adalah $306.60
12 botol x $ 25.55 = $306.60
Untuk menghitung biaya persediaan yang akan dipesan:
* Kalikan jumlah satuan yang akan dipesan dengan harga per satuan saat ini.
CONTOH
Petugas kesehatan memesan 10 botol amoksisilin tablet 250 mg dari pemasok.
Harga per botol saat ini adalah $25.55. Biaya pemesanan adalah $255.50.
10 botol x $25.55 = $255.50
Saat harga barang berubah, hapus harga dari kartu persediaan. Tulis harga baru pada kartu dengan pensil. Gunakan harga baru untuk menghitung nilai persediaan atau biaya persediaan yang akan dipesan.
Informasi ini penting bila anda bertanggung jawab untuk anggaran persediaan obat di fasilitas anda.
MEMBUAT CATATAN PERSEDIAAN YANG AKURAT
1. Buat kartu persediaan barang/obat untuk setiap barang di gudang.
2. Tempatkan kartu persediaan bersama barang di atas rak.
Anda dapat menempelkan kartu di depan rak dekat label barang. Anda dapat menempatkan kartu bersama dengan wadah barang di atas rak.
3. Catat pada kartu persediaan setiap anda menerima atau mengeluarkan barang.
Gunakan bolpen. Informasi ini tidak berubah. Catat pada saat terjadi pergerakan. Jangan menunggu sampai akhir jam kerja, akhir hari, minggu atau bulan .
a. Catat barang yang diterima gudang.
Bila anda menerima barang di gudang, letakkan pada tempatnya di atas rak. Catat pergerakannya di kartu persediaan.
1. Catat TANGGAL penerimaan.
2. Catat dari mana barang DITERIMA
3. Catat JUMLAH YANG DITERIMA dalam satuan
4. Jumlahkan JUMLAH YANG DITERIMA dengan SISA STOK sebelumnya
CONTOH:
Pada tanggal 6 Desember, ada 1 botol amoksisilin tablet 250 mg dalam persediaan. Petugas kesehatan menerima 12 botol dari pemasok obat. SALDO baru adalah 13 botol.
1 botol + 12 botol = 13 botol
5. Catat SALDO yang baru.
6. Catat nomor permintaan pesanan dan tanggal kadaluarsa barang pada lajur
KETERANGAN.
b. Catat barang yang dikeluarkan gudang
Bila barang keluar dari gudang ke bagian pemberian obat, barang harus selalu berupa satuan yang utuh. Jangan beri dalam satuan yang dipecahkan.
1. Catat TANGGAL keluar
2. Catat kemana barang/obat DIKELUARKAN
3. Catat JUMLAH YANG DIKELUARKAN dalam satuan
4. Kurangi JUMLAH YANG DIKELUARKAN dari SISA DALAM PERSEDIAAN sebelumnya
CONTOH:
Pada tanggal 20 Desember, terdapat 13 botol amoksilin tablet 250 mg
dalam persediaan. Petugas dari dinas kesehatan menemukan 1 botol
amoksilin yang sudah kadaluarsa. Ia mengirim (mengeluarkan) botol
tersebut kembali ke pemasok obat. SALDO BARU DALAM
PERSEDIAAN berjumlah 12 botol amoksilin tablet 250 mg.
13 botol - 1 botol = 12 botol
5. Catat JUMLAH PERSEDIAAN BARU
6. Catat keterangan signifikan lainnya mengenai pergerakan barang/obat dalam lajur KETERANGAN
4. Selalu perbarui catatan pergerakan jumlah satuan secara akurat dalam lajur SALDO.
Mungkin ada sisa satuan yang tidak utuh di akhir jam klinik. Bila ada, jangan dikembalikan ke gudang. Kuncikan di bagian pemberian obat sampai jam kerja klinik berikutnya.
5. Hitung persediaan barang pada selang waktu yang teratur, seperti sekali sebulan.
Hitung jumlah satuan dari setiap barang di gudang secara teratur yang disebut dengan perhitungan fisik. Pada fasilitas kesehatan tingkat pertama, buat perhitungan fisik dari setiap barang sekali sebulan.
a. Periksa ulang informasi di bagian atas kartu persediaan obat.
Periksa apakah informasi baru dan tepat.
b. Buat perhitungan fisik dari setiap jenis barang/obat.
1. Buat garis ganda sesudah penulisan akhir pada kartu. Anda dapat menggunakan warna yang berbeda (merah) untuk hal ini dan untuk pencatatan berikutnya.
2. Catat TANGGAL penghitungan. Tulis kata “perhitungan fisik” yang melintang di atas lajur. Lihat contoh di bawah.
3. Hitung jumlah satuan yang sebenarnya (seperti botol) dari obat itu. Jumlah satuan yang dihitung adalah perhitungan fisik.
4. Catat jumlah perhitungan fisik di lajur SALDO. Bila perhitungan fisik dan saldo sebelumnya tidak sama, tulis “ada ketidak sesuaian” dan tulis jumlah yang hilang di lajur KETERANGAN.
5. Buat garis ganda melintang di atas kartu persediaan sesudah informasi perhitungan fisik. Garis ganda menyoroti informasi perhitungan fisik.
Bila perhitungan fisik dan saldo sebelumnya tidak sama, SELIDIKI. Mungkin ada barang di atas rak yang kurang atau lebih daripada yang tercatat pada kartu persediaan. Seseorang mungkin lupa mencatat pergerakannya di kartu inventaris. Selidiki siapa yang bertugas. Selidiki siapa yang mempunyai akses kunci. Amati setiap kegiatan yang aneh atau mencurigakan selama beberapa hari berikutnya.
Bila kartu persediaan hilang, SELIDIKI. Buat kartu persediaan baru. Catat dalam lajur KETERANGAN bahwa ini merupakan kartu pengganti. Bila menemukan kartu yang lama, salin informasi dari kartu pengganti ke kartu lama. Kemudian, musnahkan kartu penggantinya.
Simpan kartu persediaan yang sudah penuh selama dua sampai lima tahun. Kartu mengandung informasi yang berguna tentang persediaan yang digunakan fasilitas dan tentang setiap perubahan karena iklim, wabah, atau sebab lain.
Kartu persediaan penting bagi pengelolaan persediaan obat. Anda akan merujuk ke informasi yang tercatat dalam kartu saat anda mengelola semua komponen persediaan obat.
Untuk referensi yang cepat tentang prosedur pembuatan catatan, lihat DAFTAR PERIKSA KARTU PERSEDIAAN di Lampiran B. Pasang daftar dalam gudang untuk memberi tahu para pegawai tentang cara pembuatan catatan. Anjurkan para pegawai untuk mengikuti prosedur.
MEMBUAT CATATAN YANG AKURAT
MEMPERMUDAH PEKERJAAN !
KEGIATAN IV - BAGAIMANA MEMBUAT CATATAN
Dalam kegiatan ini anda akan berlatih membuat catatan pada kartu persediaan.
Pertama, anda akan mempersiapkan kartu persediaan bagi tablet amoksisilin, suntikan benzilpenisilin, dan salep tetrasiklin. Kemudian, anda akan mencatat pergerakan obat pada kartu. Gunakan lembar KARTU PERSEDIAAN pada halaman 25 -28. Pelatih anda mempunyai kartu tambahan bila anda memerlukannya. (Ada kartu persediaan kosong di Lampiran B. Gunakanlah untuk membuat kartu persediaan di fasilitas anda.)
1. Sekarang tanggal 29 April. Buatlah kartu persediaan untuk obat-obat di bawah:
* AMOKSISILIN tablet 250 mg, nomor kode = 24/0450, botol 1000 tablet, $41.97
* BENZILPENISILIN injeksi, nomor kode=25/7297, 5 MU ampul, $0.43
* TETRASIKLIN hidroklorida salep mata, nomor kode = 27/9029, 3,5 g tube, $0.41
2 Pada setiap kartu, catat saldo awal:
* AMOKSISILIN tablet 250 mg, 17 botol yang tersisa dalam persediaan
* BENZILPENISILIN injeksi, 5 ampul yang tersisa dalam persediaan
* TETRASIKLIN salep mata, 15 tube yang tersisa dalam persediaan
3. Catat pergerakan dari ketiga obat untuk bulan Mei, Juni, dan Juli. Rujuk pada daftar di halaman berikutnya.
1.Untuk bulan Mei, seorang pelatih akan membaca pergerakan obat. Catat pergerakannya pada kartu persediaan yang sesuai dengan yang dibaca. Bila ada pertanyaan, tanya kepada pelatih atau seorang anggota dari kelompok kecil anda untuk bantuan.
Bila semua peserta telah mencatat pergerakan bulan Mei, pelatih akan menanyakan beberapa pertanyaan ke kelompok besar tentang data di kartu.
2. Untuk bulan Juni, bacakanlah sendiri pergerakannya. Catat pergerakan pada kartu yang sesuai. Bila ada pertanyaan, tanya kepada pelatih atau anggota dari kelompok kecil untuk bantuan.
Bila semua peserta telah mencatat semua gerakan untuk bulan Juni, pelatih akan menanyakan kelompok besar beberapa pertanyaan tentang data di kartu.
3. Untuk bulan Juli, baca pergerakannya. Catat pergerakan pada kartu yang sesuai. Bila ada pertanyaan, tanya kepada pelatih atau anggota dari kelompok kecil untuk bantuan.
Bila semua peserta telah mencatat pergerakan bulan Juli, pelatih akan menanyakan kelompok besar beberapa pertanyaan tentang data di kartu.
4. Bila sudah selesai, tunjukkan kartu anda ke pelatih. Diskusikan dan buat koreksi yang diperlukan. (Untuk kartu persediaan yang sudah diisi, lihat Kegiatan IV di Lampiran A).
PERGERAKAN OBAT
MEI
2 Mei: Gudang obat tingkat kebupaten mengirim persediaan obat ke fasilitas kesehatan sebagai berikut:
* 30 ampul BENZILPENISILIN (Tanggal kadaluarsa JAN 99 - $0,43 per ampul)
* 150 tube TETRASIKLIN (Tanggal kadaluarsa JAN 00 - $0,41 per tuba)
Nomor permintaan adalah 01300.
2 Mei: 1000 tablet AMOKSISILIN 250 mg dikeluarkan untuk ruang periksa (RP)
10 Mei: 50 tube TETRASIKLIN dikeluarkan untuk Puskemas Keliling (PK )
14 Mei: 1000 tablet AMOKSISILIN 250 mg dikeluarkan untuk apotik (APO)
16 Mei: 1000 tablet AMOKSISILIN250 mg dikeluarkan untuk Puskesmas Keliling
18 Mei: 10 ampul BENZILPENISILIN dikeluarkan untuk Puskesmas Keliling
24 Mei: 25 tube TETRASIKLIN dikeluarkan untuk apotik
31 Mei: perhitungan fisik:
* 13 botol tablet AMOKSISILIN 250 mg
* 25 ampul suntikan BENZILPENISILIN
* 90 tuba salep mata TETRASIKLIN
JUNI
6 Juni: 2000 tablet AMOKSISILIN 250 mg dikeluarkan untuk Puskesmas Keliling
9 Juni: 25 tube TETRASIKLIN dikeluarkan untuk apotik
10 Juni: Gudang obat rumah sakit tingkat kebupaten mengirim persediaan obat sebagai berikut:
* 10.000 tablet AMOKSISILIN 500 mg (nomor kode = 24/0460 - tanggal kadaluarsa DES 99 - $50,95 per botol)
* 150 tube TETRASIKLIN ( tanggal kadaluarsa APR 01 - $ 0,41 per tuba)
Nomor persmintaan adalah 01390
15 Juni: 1000 tablet AMOKSISILIN 250 mg dikeluarkan untuk apotik
17 Juni: 50 tube TETRASIKLIN dikeluarkan ke ruang periksa
24 Juni: 10 ampul BENZILPENISILIN dikeluarkan untuk ruang perawatan
27 Juni: 1000 tablet AMOKSISILIN 250 mg dikeluarkan untuk ruang periksa
30 Juni: perhitungan fisik:
* 9 botol tablet AMOKSISILIN 250 mg
* 15 ampul suntikan BENZILPENISILN
* 165 tube salep mata TETRASIKLIN
* 10 botol tablet AMOKSISILIN 500 mg
JULI
4 Juli: Gudang obat rumah sakit tingkat kebupaten mengirim persediaan obat sebagai berikut.
* 12.000 tablet AMOKSISILIN 250 mg ( Tanggal kadaluarsa MAR 02 - $55,42 per botol)
* 30 ampul BENZILPENISILIN (Tanggal kadaluarsa NOV 02 - $ 0,43 per ampul)
* 10 tube TETRASIKLIN (Tanggal kadaluarsa JAN 99 - $0,41 per tuba)
Nomor permintaan adalah 01438.
5 Juli: 1000 tablet AMOKSISILIN 250 mg dikeluarkan untuk Puskesmas Keliling
5 Juli: 50 tube TETRASIKLIN dikeluarkan untuk Puskesmas Keliling
12 Juli: 1000 tablet AMOKSISILIN 250 mg dikeluarkan untuk ruang periksa
18 Juli: 1000 tablet AMOKSILILIN 250 mg dikeluakan untuk apotik
18 Juli: 25 tube TETRASIKLIN dikeluarkan untuk apotik
26 Juli: 10 ampul BENZILPENISILIN dikeluarkan untuk apotik
29 Juli: perhitungan fisik:
* 18 botol tablet AMOKSISILIN 250 mg
* 35 ampul suntikan BENZILPENISILIN
* 100 tube salep mata TETRASIKLIN
* 0 botol tablet AMOKSISILIN 500 mg
BAGAIMANA MEMESAN PERSEDIAAN OBAT (BERDASARKAN PEMAKAIAN YANG LALU)
Pengelolaan persediaan obat paling efektif bila persediaannya ada. Persediaan ada bila dipesan secara teratur.
Persediaan harus dipesan berdasarkan pemakaian. Bila anda memesan persediaan berdasarkan pemakaian, anda akan mempunyai persediaan yang diperlukan pada saatnya.
Bab ini menguraikan cara pemesanan yang dipercaya. Hal ini telah digunakan secara efektif di berbagai negara. Tetapi, bila sudah ada cara yang baik di fasilitas anda, gunakan cara itu dan gunakanlah secara konsisten.
http://www.who.or.id/ind/products/ow5/sub1/display.asp?id=5
Tidak ada komentar:
Posting Komentar